Rechnergestützte Gefährdungsanalyse – aber wie?

Apps, Datenbanken und Softwarelösungen helfen mittlerweile in vielen Situationen des Alltags, unser Leben bequemer und einfacher zu machen. Natürlich drängt sich dem Arbeitsschützer die Frage auf: Können die modernen IT-Helfer auch mir das Arbeitsleben erleichtern? Die Antwort: Ja, mithilfe/dank der rechnergestützten Gefährdungsanalyse. Der Markt bietet eine Vielzahl von Produkten, die Arbeitsschützer, Führungskräfte und Unternehmer digital unterstützen.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist vor der Entscheidung zur Einführung einer ASM-Software zu beachten?
2. Anforderungen
3. Erleichterungen durch Mustervorlagen?
4. Wirksamkeitskontrolle
5. Nutzerfreundlichkeit
6. Mehrwert
7. Entscheiden

1. Was ist vor der Entscheidung zur Einführung einer ASM-Software zu beachten?

Was soll dokumentiert werden?
Unternehmen, die mithilfe einer IT-Lösung den Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen dokumentieren wollen, müssen sich mit der Frage beschäftigen: „Was soll alles dokumentiert werden?“ Aus Erfahrung lässt sich sagen: Je mehr notwendige Funktionen mit einer Software abgedeckt werden, desto höher ist der Mehrwert für das Unternehmen. Deshalb ist zu überlegen, ob mit der geplanten Anschaffung beispielsweise

• die Gefährdungsbeurteilung,
• der Gefahrstoffkataster,
• der Umgang mit Gefahrstoffen,
• die Betriebsanweisung (Gefahrstoffe und Maschinen),
• die Unterweisung
• prüfpflichtige Anlagen oder
• notwendige bzw. angebotene arbeitsmedizinische Voruntersuchungen

dokumentiert werden sollen. Daten, die einmal erfasst werden und dann weiteren Stabsstellen „auf Knopfdruck“ zur Verfügung gestellt werden können, erhöhen zwangsläufig die Akzeptanz für das Produkt. Exemplarisch ist hier die Thematik Gefahrstoffe. Wird eine Gefahrstoffdatenbank einfach „08/15“ erstellt, erfüllt man die Vorgaben der Gefahrstoffverordnung. Hat man sich für ein System entschieden, bei dem noch zusätzliche Parameter wie z. B. die Wassergefährdungsklasse, der Einsatzort und die Einsatzmenge dokumentiert werden, kann die Stabsstelle Umweltschutz beim nächsten Behördenbesuch auf Knopfdruck alle umweltrelevanten Daten präsentieren. Greift die Software bei der Gefährdungsbeurteilung direkt auf die Gefahrstoffdatenbank zu, kann man in dieser auch die notwendige Betrachtung des Stoffs tätigkeitsbezogen dokumentieren.

Synergien schaffen

Wie dieses Beispiel zeigt, können mit einmal durchdacht angelegten Daten enorme Synergien geschaffen werden, vorausgesetzt, die IT-Lösung ist entsprechend ausgewählt. Hier beginnt die vielfach beschriebene „Qual der Wahl“. Legen Sie für sich ein Pflichtenheft an, in dem Sie beschreiben, was Ihre Software leisten muss, und tragen Sie diese Aspekte dann Ihren Systemanbietern vor. Im nächsten Schritt lassen Sie sich Ihre Wunschsoftware als Online-Präsentation durch das Systemhaus präsentieren. Abschließend nutzen Sie im letzten Schritt eine vierwöchige Testvariante, um diese zu erproben.

Weitere Nutzer einbinden

Tipp: Binden Sie weitere Nutzer wie Führungskräfte und Stabsstellen, nachdem diese mit der Software vertraut sind, mit ein. Wenn Ihre Mitstreiter vom Mehrwert der Softwarelösung überzeugt sind, kann diese eingesetzt werden.

2. Anforderungen

Soll der Arbeits- und Gesundheitsschutz zukünftig rechnerunterstützt dokumentiert werden, ist Grundlegendes zu beachten. Ihr Unternehmen existiert schon! Achten Sie also bei Ihrer Auswahl darauf, dass vorhandene Strukturen wie Gebäude, Abteilungen, Arbeitsbereiche entsprechend in der Software abgebildet werden können. Analog zur konventionellen Betrachtung eines Arbeitssystems müssen auch bei einer Softwarelösung folgende Arbeitsschritte durchführbar sein:

• Eindeutige Abgrenzung des zu analysierenden Arbeitssystems
• Ermittlung der Einflussfaktoren
• Ermittlung der Auswirkungen auf den Menschen

Wollen Sie bei Ihrer Betrachtung die Vorgaben der Lastenhandhabungsverordnung oder der Gefahrstoffverordnung mit in die Gefährdungsbeurteilung einfließen lassen, muss die Software dies auch ermöglichen.

3. Erleichterungen durch Mustervorlagen?

Muster- oder Mastervorlagen?
Was für die einen ein Fluch, ist für die anderen ein Segen. Verschiedene EDV Lösungen bieten die Möglichkeit, mit Branchenmusterlösungen zu arbeiten. Vorteil: Schnell und einfach haben Sie die ersten Daten im System. Wenn man diese als Grundstein ansieht und damit weiter arbeitet, ist dies wohl auch als nicht verwerflich anzusehen. Alternativ gibt es auch Systeme, die den Nutzern die Möglichkeit einräumen, selbst Mastervorlagen zu erstellen. Vorteile dieser Variante:

• Als Verantwortlicher können Sie Vorgaben setzen und somit die Richtung vorgeben.
• Ist das Rad einmal erfunden, erspart dies für das weitere Vorgehen immens Zeit

Wollen Sie Betriebsanweisungen für Maschinen, Tätigkeiten oder Gefahrstoffe über das System verwalten und erstellen, so achten Sie darauf, dass einmal erstellte Betriebsanweisungen von den Nutzern eigenständig situationsabhängig angepasst werden können.

4. Wirksamkeitskontrolle

Erfahrungsgemäß weist die eine oder andere Gefährdungsbeurteilung Potenzial zur Verbesserung auf. Wünschenswert ist dann, dass Führungskräfte und Verantwortliche einen eigenen Account für die Software besitzen und von diesem automatisch Informationen über den notwendigen Handlungsbedarf bekommen. Wird das Abarbeiten der Defizite protokolliert, ist auch das Problem der Wirksamkeitskontrolle erledigt. Für regelmäßig anfallende Aufgaben bzw. Tätigkeiten erleichtert ein RecallSystem (z. B. Erinnerung an die jährliche Unterweisung) das spätere Arbeiten.

Ergibt eine Gefährdungsbeurteilung, dass Mitarbeiter in Bezug auf mögliche Gefahren, sei es durch Gefahrstoffe oder durch Restgefahren, bei der Tätigkeit zu unterweisen sind, haben sich Systeme etabliert, die notwendige Unterweisungen generieren.

5. Nutzerfreundlichkeit

Systeme, die eine tagelange Schulung voraussetzen, werden sich im Praxisalltag nicht durchsetzen. Achten Sie bei der Auswahl auf eine intuitive, selbsterklärende Menüführung. Berücksichtigen Sie auch, wie Sie die Software später einsetzen wollen. Hier gilt es zu ermitteln, welche Betriebssysteme (Microsoft, Apple) in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Gleiches gilt auch für Web-Applikationen.

Unterschiedliche Anforderungen

Die Stabsstelle Arbeitssicherheit muss beim Arbeiten mit der Software alle Bereiche des Unternehmens betrachten können. Den Abteilungsleiter interessiert nur sein Bereich. Dementsprechend muss eine Software auch die Möglichkeit vorsehen, entsprechend der Verantwortlichkeit Freigabeberechtigungen zu vergeben.

6. Mehrwert

Entscheiden Sie sich für eine Software, die neben der reinen Arbeits- und Gesundheitsschutzdokumentation weitere Daten verwaltet, zum Beispiel prüfpflichtige Anlagen, Gefahrstoffmanagement, E-Learning mit übernimmt, so sind im späteren Alltag an einer zentralen Stelle einmal die Daten zu erfassen und zu pflegen und können dann arbeitsbereichsübergreifend genutzt werden.

7. Entscheiden

Hier gibt es drei Varianten:

• Learning by Doing, aus Erfahrung die schlechteste Variante. Mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit werden Sie die gleichen Fehler wiederholen, die andere Nutzer schon vor Ihnen gemacht haben.
• Die von Ihnen ausgewählte Software stellt Ihnen ein sich selbst erklärendes Handbuch zur Verfügung. Nutzen Sie dieses, es wird Ihnen sehr viel Zeit ersparen. Achten Sie auf Systemvorgaben. Manche setzen z. B. voraus, dass man den Gefahrstoffkataster schon angelegt hat, um später die vorhandenen Gefahrstoffe direkt mit in die Gefährdungsbeurteilung einfließen lassen zu können. Andere Systeme setzen voraus, dass Sie zuerst ihre Firmenstruktur angelegt haben. Wichtig: Verlieren Sie Ihren roten Faden nicht, den Sie im Vorfeld ermittelt haben.
• Die Sorglosvariante. Sie haben sich für ein Softwarehaus entschieden, das auch eine Unterstützungsleistung bei der Grunddatenerhebung mit anbietet. Investieren Sie zwei bis drei Personentage und Sie erhalten in eine reibungslose Einführung und dauerhafte Nutzung des Systems.

Step by Step

Mit Einführung des Systems müssen zeitnah die verantwortlichen Personen miteingebunden werden. Nur so kann gewährleistet sein, dass Ihr Vorhaben, Arbeits- und Gesundheitsschutz in einer anderen Form zu dokumentieren, von allen Beteiligten getragen und gelebt wird. Vorteilhaft ist die „Macht der kleinen Schritte“. Konfrontieren Sie keinen der Beteiligten mit der 100-%-Lösung, sondern arbeiten Sie in kleinen Schritten. So sind schnell „Erfolgserlebnisse“ vorprogrammiert, die den Nutzer animieren, sich mit dem Projekt langfristig zu beschäftigen.

Ist ein Recall-System vorhanden, stimmen Sie mit den Verantwortlichen ab, wann die sich wiederholenden Ereignisse stattfinden sollen (so sind jährliche Unterweisungen im Dezember für Personen, die durch Weihnachtsstress eingebunden sind, ungünstig).

In der folgenden Checkliste sind die Punkte aufgelistet, die Sie vor dem Einsatz einer Software zur rechnergestützten Gefährdungsanalyse berücksichtigen sollten.

• • Welche Kosten entstehen für die Nutzung der Software?
  • Wann erhalte ich Updates in welchem Umfang und wie kann das Softwareprodukt für meine Bedürfnisse konfiguriert werden?
  • Gibt es bei technischen Problemen einen Support?
  • Wie aufwendig ist es, die Mitarbeiter im Umgang mit dem Wunschsystem auszubilden? Wer bildet aus?
  • Welche Anpassungsmöglichkeiten bietet mir meine Wunschsoftware?
  • Sind die Stabsstellen eingebunden und haben sie ausreichende Testerfahrung gesammelt, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann? Welche Fachabteilung/Stabsstelle administriert welchen Bereich? o Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (z. B. Schnittstellen etc.)?
  • Wie ist der spätere Umgang mit einer Software? Bedienerfreundlichkeit gewährleistet?
  • Welchen Umfang hat die Systemeinführung und wie bekomme ich Unterstützung?
  • Welche Daten sollen die jeweils Beteiligten erfassen/einsehen/bearbeiten?

• Welche Unternehmensbereiche sollen mit dem System arbeiten? Wer sind die Beteiligten?

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