Dokumentationspflichten im Arbeitsschutz – Ihre Aufgaben als Arbeitgeber

Deutschland – das Land der Bürokratie. Das Klischee ist tatsächlich wahr und vermutlich hat sich auch schon jeder einmal ein bisschen so wie Josef K. aus Kafkas „Der Prozess“ gefühlt, der durch eine Institution zur nächsten geschleust wird, ohne jemals zu verstehen, was gerade passiert. Zahlreiche bürokratische Vorschriften und Gesetze gibt es auch im Arbeits- und Gesundheitsschutz und das nicht ohne Grund, schließlich geht es hier um die Gesundheit und Sicherheit der Beschäftigten. Deshalb ist es auch immanent wichtig, dass Sie als Arbeitgeber Ihrer Dokumentationspflicht nachkommen. Damit Sie sich bei der arbeitssicherheitsrechtlichen Dokumentation nicht so wie Josef K. verirren, gibt es die Software RISK-Project.

Angst vor unübersichtlichem Papierkram? Viele Arbeitgeber befürchten, ihrer Dokumentationspflicht nicht ausreichend nachzukommen oder Fehler zu machen. RISK-Project führt Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Punkte.

Ihre Dokumentationspflicht als Arbeitgeber

Laut §6 des Arbeitsschutzgesetzes sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, stets über die notwendigen Unterlagen zu verfügen, die über den Vollzug einer Gefährdungsbeurteilung sowie die daraus resultierenden Maßnahmen zur Optimierung des Arbeitsschutzes informieren. Die Gefährdungsbeurteilung ist keinesfalls eine zu vernachlässigende Hürde des Bürokratie-liebenden Deutschlands. Stattdessen dient diese dazu, potenzielle Gefahren für Leib und Leben der Arbeitnehmer frühzeitig zu erfassen und Arbeitsunfälle zu verhindern. Vor diesem Hintergrund kann der Gefährdungsbeurteilung und ihrer Dokumentation gar nicht zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt werden.

Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung müssen Sie alle einzelnen Tätigkeitsbereiche in Ihrer Firma auf deren Gefahrenquellen hin untersuchen. Sollten Ihnen Risiken auffallen, die durch fehlerhafte Maschinen oder falsche Arbeitsabläufe zu einem Unfall führen könnten, müssen Sie dies in der Gefährdungsbeurteilung festhalten. Die Software RISK-Project kann Ihnen dabei helfen, eine übersichtliche und vollumfänglich digitalisierte Dokumentation Ihrer Gefährdungsbeurteilung zu erstellen.

Nach Erfassung aller notwendigen Daten können Sie die identifizierten Gefährdungen ganz einfach mit RISK-Project auswerten. Dies erfolgt mithilfe des sogenannten S-T-O-P Prinzips, das Sie dabei unterstützen soll, die von einer Situation ausgehende Gefahr zu bewerten und anschließend zu minimieren oder besser noch ganz zu beseitigen. Im Anschluss an das Erstellen Ihrer Gefährdungsbeurteilung, können Sie diese in der zentralen Datenbank Ihrer Software abspeichern. Ihre Pflicht zur Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung erfüllen Sie somit bequem noch direkt in der Software. So befinden Sie sich für den Ernstfall auch rechtlich auf der sicheren Seite.

Arbeitssicherheit – Weitere wichtige Dokumentationen

Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung ist aber nicht der einzige Nachweis, über den Sie verfügen müssen. So unterliegen auch Betriebsanweisungen, die Bestimmung der zuständigen Fachkraft für Arbeitssicherheit und Unterweisungen Ihrer Mitarbeitenden sowie der Beschäftigten aus Fremdfirmen der Dokumentationspflicht in der Arbeitssicherheit. Bei der übersichtlichen Erstellung der einzelnen Dokumente sowie bei der anschließenden Verwaltung steht Ihnen die Software RISK-Project auch hier wieder zur Seite.

So können Sie Ihre Unterweisungen ganz bequem und übersichtlich direkt in der Software verwalten und ebenfalls mit dem Dokument der Gefährdungsbeurteilung verknüpfen. Auf diese Weise haben Sie immer einen Überblick über die noch ausstehenden Unterweisungen sowie etwaige Wiederholungstermine. Dank Erinnerungsbenachrichtigungen an alle Teilnehmer einer bevorstehenden Unterweisung droht Ihnen auch keine Gefahr mehr, sich im Irrgarten der Bürokratie zu verlaufen und wichtige Termine zu verpassen.

Dokumentation der Betriebsanweisungen und Gefahrstoffe

Als Arbeitgeber mussten Sie vermutlich bereits zahlreiche Betriebsanweisungen erstellen, optimieren und an Ihre Arbeitnehmer verteilen. Auch deren Dokumentation ist ein wichtiger Teil der Arbeitssicherheit.

Durch die Software RISK-Project können Sie nicht nur aus hunderten von Vorlagen wählen und Ihre Betriebsanweisungen dadurch optisch ansprechend und übersichtlich mit Piktogrammen gestalten. Es ist ebenfalls möglich, dass Sie diese mit nur wenigen Klicks ausdrucken und an Ihre Arbeitnehmer aushändigen. Indem Sie jederzeit und von überall auf die Software zugreifen und alle wichtigen Dokumente in der zentralen Datenbank aufrufen können, sind Sie immer rechtlich abgesichert und können das Befolgen Ihrer Dokumentationspflicht als Arbeitgeber belegen.

Auch bei der Dokumentation Ihrer Gefahrstoffe steht Ihnen RISK-Project zur Verfügung. Wählen Sie aus dem hinterlegten Gefahrstoffverzeichnis die Gefahrstoffe aus, die in Ihrem Betrieb zum Einsatz kommen, um Ihr eigenes Gefahrstoffkataster zu erstellen und zu individualisieren. Alle relevanten Informationen wie deren physikalische Form, chemische Zusammensetzung sowie deren Einsatzgebiete im Unternehmen können übersichtlich in der Software festgehalten werden. Diese wird selbstverständlich regelmäßig aktualisiert und befolgt die rechtlichen Standards der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV), des GHS sowie der REACH-Verordnung.

Dadurch, dass alles digitalisiert ist, können Sie jederzeit und von überall her alle wichtigen Dokumente abrufen.

Arbeitssicherheit – Die Relevanz der Dokumentation

Als Arbeitgeber sind Sie darum bemüht, Ihren Arbeitnehmern optimalen Arbeits- und Gesundheitsschutz zu gewährleisten. Durch wichtige Dokumente, wie Betriebsanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen oder Gefahrstoffkataster, können Sie das Risiko für einen Arbeitsunfall signifikant minimieren.

Sollte es jedoch trotz dieser Vorkehrungen einmal zu einem Unfall kommen, ist es wichtig, dass alle dafür relevanten Informationen möglichst detailliert dokumentiert sind. Dies dient in erster Linie nicht irgendeiner Schuldzuweisung, sondern dazu, dass solch ein Unfall nicht noch einmal passieren kann. Durch Auswertungen und die Einsicht in bestehende Arbeitsabläufe können Sie ermitteln, wo ein Fehler vorlag, sodass dieser nicht noch einmal erfolgt. Nutzen Sie für die digitale Unfallmeldung am besten das Software-Feature Verbandbuch Plus⁺.

Die Software RISK-Project ist das optimale Tool, um Ihrer Dokumentationspflicht im Rahmen der Arbeitssicherheit nachzukommen. Die Software ist leicht verständlich und anschaulich aufgebaut, sodass Sie sich eigentlich nur noch durchklicken müssen, um Stück für Stück alle wichtigen Nachweise zu erstellen und zu dokumentieren. Haben Sie Interesse daran, das Ganze einmal selbst auszuprobieren? Dann starten Sie noch heute in die kostenlose Testphase! Oder aber melden Sie sich mit etwaigen Rückfragen – Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.