Verbandbuch und Datenschutz: Ist das Verbandbuch noch DSGVO-zulässig?

Am 24. Mai 2016 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Seit dem 25. Mai 2018 ist sie verbindlich in allen 28 EU-Mitgliedsstaaten gültig. Die DSGVO zielt darauf ab, personenbezogene Datenschutzregeln innerhalb der EU zu regulieren, was vor allem die Rechte der Nutzerinnen und Nutzer stärken soll. Unternehmen müssen nun zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten einiges beachten. Das betrifft nicht zuletzt auch den Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Ein besonders heikles Thema stellt in diesem Zusammenhang das Verbandbuch dar. Dieses dient dazu, Arbeitsunfälle und erbrachte Erste-Hilfe-Leistungen ordnungsgemäß zu dokumentieren. Ob das Verbandbuch noch Datenschutz-konform ist und wie es den Verantwortlichen gelingt, Arbeitsunfälle rechtssicher zu dokumentieren, erfahren Sie hier.

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Dokumentation von Arbeitsunfällen im Verbandbuch

Nach DGUV Vorschrift 1 §24 (6) müssen Unternehmen jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentieren. Das ist schon bei einer leichten Schnittverletzung, deren Behandlung mit dem Aufkleben eines Pflasters abgeschlossen und die nicht als meldepflichtiger Arbeitsunfall gilt, der Fall. Auch die erbrachten Erste-Hilfe-Leistungen sind schriftlich festzuhalten. Viele Betriebe greifen hierfür auf ein Verbandbuch zurück, in dem Zeit, Ort und Hergang sowie Art und Umfang der Verletzung übersichtlich notiert werden. Auch Erste-Hilfe-Maßnahmen und Informationen zur ärztlichen Erstversorgung finden hier ihren Platz. Natürlich dürfen auch die Namen des bzw. der Verletzten, der Unfallzeugen und der Helfer nicht fehlen. Die Aufbewahrungspflicht für die im Verbandbuch festgehaltenen Aufzeichnungen beläuft sich auf mindestens fünf Jahre nach dem letzten Eintrag.

Das penible Führen eines Verbandbuches bietet für Arbeitgeber und Arbeitnehmende zahlreiche Vorteile. So dient die Aufzeichnung als wichtige Grundlage bei der Ermittlung von Erkrankungsrisiken und Unfallgefahren im Betrieb. Dies hilft dabei, zukünftig bereits Unfallverhütungsvorschriften zu entwickeln, die die Entstehung folgenschwerer Unfälle weitgehend eindämmen. Auch krankheitsbedingte Fehlzeiten, die beispielsweise für die Ausstellung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen benötigt werden, sind im Verbandbuch festgehalten stets griffbereit.

Aus einem Arbeitsunfall können aber auch für den geschädigten Arbeitnehmenden Leistungsansprüche gegenüber der Berufsgenossenschaft entstehen. Die Dokumentation des Unfallgeschehens sowie der Erste-Hilfe-Leistungen ist deshalb wichtig, da sie als Nachweis für die Anerkennung eines Arbeitsunfalls dienen. Nur so kann die betroffene Person nachweisen, dass seine oder ihre Verletzung bzw. Erkrankung bei einer versicherten Tätigkeit eingetreten ist.

Das Verbandbuch dient dazu, Arbeitsunfälle und Erste-Hilfe-Leistungen ordnungsgemäß und lückenlos zu dokumentieren. Insbesondere das Verbandbuch ist an genaue Regelungen durch die DSGVO gebunden.

Das Verbandbuch in Zeiten der DSGVO

Die im Verbandbuch festgehaltenen Einträge beinhalten vertrauliche personenbezogene Daten. Nicht selten findet man das kleine grüne Büchlein aber dennoch für jeden frei zugänglich im Verbandskasten, sodass es nicht selten mal als Pausenlektüre zweckentfremdet wird. Nicht erst mit Inkrafttreten der DSGVO müssen personenbezogene Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, vertraulich behandelt und gegen den Zugriff Unbefugter gesichert werden.

Neu ist allerdings, dass die Einhaltung der Regelungen in Hinblick auf das Verbandbuch, seit der DSGVO viel strenger kontrolliert wird. Außerdem fallen Bußgelder deutlich höher aus. Bis zu 20 Millionen Euro bzw. bis zu vier Prozent vom Jahresumsatz müssen Unternehmen zahlen, wenn sie gültige Datenschutzgesetze ignorieren. Eine zentrale Änderung besteht zudem darin, dass Betroffene der Erhebung und Nutzung persönlicher Daten explizit zustimmen müssen.

Vorgehensweise, um das Verbandbuch Datenschutz-konform zu nutzen

Nichtdestotrotz muss wegen der DSGVO niemand in Panik ausbrechen und eine völlig neue Herangehensweise ausarbeiten. Wer weiterhin mit dem klassischen Verbandbuch arbeiten will, sollte dieses unbedingt verschlossen in einem Schrank lagern und dafür sorgen, dass nur zwingend berechtigte Personen Zugriff darauf haben. Das kann beispielsweise der Ersthelfer bzw. die Ersthelferin sein.

In einer kurzen Mitarbeiterunterweisung zum Verbandbuch und der DSGVO kann man die Beschäftigten darauf hinweisen, dass jeder, der einen Eintrag im Verbandbuch vornehmen möchte, mit diesem automatisch in die Verarbeitung seiner Daten einwilligt. Alternativ kann man auch Unfall-Formulare verwenden, die der betroffene Mitarbeiter ausfüllt und in einem verschlossenen Briefumschlag bei der zuständigen Stelle (Ersthelfer, Personalabteilung oder Chef) abgibt.

Mit der DSGVO sind die Anforderungen an den Schutz persönlicher Daten im Arbeitsleben gestiegen. Das betrifft nicht zuletzt den Umgang mit dem Verbandbuch.

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